Descargo de responsabilidad sobre IA

1. Alcance

EmailDelDia organiza su análisis en tres niveles: métricas deterministas calculadas sin IA, correlación de acontecimientos con su método y su grado de confianza, e interpretación mediante IA de las conversaciones y los acontecimientos que la organización ha autorizado analizar. Este descargo se refiere al tercer nivel y a las funciones que se apoyan en él.

Esas funciones son los hallazgos propuestos por la IA (solicitudes, compromisos, responsabilidades mencionadas, incidencias, bloqueos, posibles incumplimientos de plazos, asuntos aparentemente resueltos, duplicidades de gestión u oportunidades de mejora), que una persona confirma o descarta, y el asistente de consultas en lenguaje natural sobre la actividad de la organización. Si se incorporan otras funciones de IA, como resúmenes del panel o de los informes, quedarán sujetas a este documento.

Las métricas deterministas, la conservación de evidencias y las reglas de alerta basadas en condiciones objetivas no utilizan IA y pueden reproducirse con los mismos datos.

2. Carácter orientativo y de apoyo de los resultados

Los hallazgos y las respuestas del asistente son orientativos: son propuestas de análisis, no conclusiones. Los hallazgos se presentan estructurados, vinculados a sus fuentes y con un grado de confianza, para que la persona que los revisa pueda comprobarlos. Un hallazgo queda como propuesta hasta que una persona lo confirma o lo descarta.

Un resultado de IA nunca sustituye al acontecimiento original. La referencia es siempre el correo, el mensaje, la reunión o el documento del que procede.

3. Revisión humana necesaria

Antes de usar un resultado de IA para comunicar algo a un tercero, abrir un expediente, corregir un proceso o tomar cualquier decisión, una persona con competencia suficiente debe contrastarlo con la fuente enlazada.

Cada hallazgo puede revisarse, corregirse o descartarse. El grado de confianza orienta la revisión y no la reemplaza: un hallazgo de confianza alta también puede ser erróneo.

4. Decisiones sobre personas

EmailDelDia no toma decisiones disciplinarias, laborales ni de ningún otro tipo sobre personas, y no está diseñado para hacerlo. Las decisiones sobre las condiciones de trabajo, la evaluación individual o las medidas disciplinarias son siempre humanas y corresponden a la organización cliente.

Un resultado de IA no debe utilizarse como único fundamento de una decisión que produzca efectos jurídicos sobre una persona o la afecte de forma significativa (artículo 22 del RGPD).

La IA de EmailDelDia no infiere emociones, rasgos de personalidad ni categorías especiales de datos de las personas trabajadoras.

5. No sustituye el asesoramiento profesional

Ni EmailDelDia ni sus resultados constituyen asesoramiento jurídico, laboral, de protección de datos, fiscal o de cumplimiento. La valoración de cada uso concreto (base de legitimación, evaluación de impacto, información a la plantilla y a sus representantes, proporcionalidad) corresponde a la organización cliente y a sus asesores.

6. Posibilidad de error y medidas de anclaje

Los modelos de lenguaje pueden interpretar mal un mensaje, omitir un compromiso, detectar uno que no existe o generar afirmaciones sin respaldo. El riesgo aumenta con mensajes ambiguos, irónicos, incompletos o escritos en varios idiomas, y con conversaciones cuyo historial no está disponible por límites de retención o de permisos.

Para reducirlo se aplican estas medidas:

• Cada hallazgo se asocia a sus fuentes y puede abrirse la evidencia original.
• El asistente consulta los datos mediante herramientas internas con permisos limitados. No genera consultas arbitrarias contra la base de datos y solo accede a lo que la persona que pregunta puede ver, incluido su alcance por departamento.
• Las respuestas distinguen entre datos confirmados, estimaciones y ausencia de información. Si una fuente no está conectada o tiene huecos, la respuesta lo indica.
• El contenido de correos, chats y documentos se trata como dato no confiable y nunca puede dar instrucciones al sistema. Se aplican medidas frente a la inyección de instrucciones, aunque ninguna medida elimina por completo ese riesgo.
• Los datos de cada organización están aislados de los de las demás.

7. Sin garantía de resultado

EmailDelDia no garantiza que la IA detecte todos los compromisos, incidencias o incumplimientos, ni que lo detectado sea exacto, completo u oportuno. Tampoco garantiza que un resultado sea adecuado para un fin concreto del cliente. Lo que puede analizarse depende, además, de las licencias, los permisos y la retención de los servicios de Microsoft o de Google de cada organización.

8. Responsabilidad del cliente sobre la decisión

La organización cliente decide si activa el análisis con IA, con qué proveedor y clave, con qué cuota mensual, sobre qué fuentes y con qué contenido, quién accede a los resultados y para qué los utiliza. Responde de las decisiones que adopte a partir de ellos y de cumplir las obligaciones que la normativa le impone como responsable del tratamiento y como responsable del despliegue del sistema de IA, entre ellas informar a las personas trabajadoras y a sus representantes cuando proceda.

En los términos que fije el contrato y la ley aplicable, EmailDelDia no responde de los daños derivados de una decisión adoptada sin la revisión humana descrita en este documento.

9. Datos enviados a proveedores de IA

• El análisis con IA es una función que cada organización activa o no, configurando su propia clave de Anthropic, OpenAI o Google. Sin clave no se envía nada a ningún modelo.
• Los modelos reciben metadatos de la actividad y, solo si la organización ha habilitado la conservación de contenido, el asunto y la vista previa de los mensajes. Los nombres de las personas se seudonimizan antes de enviarlos.
• A los modelos solo se envía la información necesaria para la tarea concreta y dentro de los datos que la organización ha autorizado analizar.
• El proveedor de IA lo elige y lo contrata cada organización, que acepta directamente sus condiciones. Ese proveedor actúa como proveedor de la organización y no como subencargado de EmailDelDia, que se limita a enviarle, por cuenta de la organización, los datos necesarios para cada tarea. Corresponde a la organización valorar las condiciones de ese proveedor, incluidas las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo. Más información en dpo@emaildeldia.com.
• La organización fija una cuota mensual de uso de la IA. Al alcanzarla, las funciones de IA se detienen hasta el periodo siguiente o hasta que se amplíe.
• EmailDelDia no utiliza los datos de sus clientes para entrenar modelos de IA sin una autorización válida y específica.

10. Trazabilidad de las llamadas a los modelos

Cada llamada a un modelo de IA queda registrada para auditoría, con estos datos:

• la finalidad o tarea,
• la persona usuaria o el proceso que la origina,
• el proveedor y el modelo,
• los tokens consumidos y el coste,
• una huella (hash) de la entrada,
• y el resultado, con éxito o error.

11. Normativa aplicable y remisiones

Este documento se interpreta conforme a la legislación española y a la normativa europea de protección de datos y de inteligencia artificial citada al final.

El encaje del producto en el Reglamento (UE) 2024/1689 se explica en el documento «Cumplimiento del Reglamento de IA». El tratamiento de datos personales se describe en la Política de privacidad, y el uso del sitio web, en las Condiciones de uso. Todos ellos están enlazados al final de esta página.

Para cualquier consulta sobre el uso de la IA: dpo@emaildeldia.com.