Alias, grupos, listas de distribución y buzones compartidos: qué es cada uno y cómo cambia las métricas
Qué diferencia un alias, una lista de distribución, un grupo y un buzón compartido en Microsoft 365 y Google Workspace, quién ve y responde, qué queda registrado y cómo cambia la medición.
En una empresa de cierto tamaño, una misma necesidad aparece con nombres distintos. Que info@ llegue a varias personas, que facturas@ avise a un equipo o que soporte@ conserve historial son problemas parecidos, y Microsoft 365 y Google Workspace los resuelven con piezas diferentes. Confundirlas tiene un coste al medir: la misma conversación puede contarse dos veces o atribuirse a quien no la escribió.
Esta guía separa los conceptos, describe qué hace cada pieza en cada proveedor y explica qué queda registrado. La documentación citada se revisó a 16 de octubre de 2026. Cuando la documentación oficial no responde a una pregunta, lo decimos.
Por qué importa distinguir cada pieza
Tres preguntas separan una pieza de otra:
- Quién recibe. Un alias llega al buzón que ya existe. Un grupo puede repartir el correo entre varias personas, y eso cambia el reparto del trabajo.
- Quién responde. La respuesta sale con la dirección compartida o con la de la persona, según la pieza y la configuración. No siempre coincide lo que ve el cliente con lo que queda registrado.
- Qué se cuenta. Si el mismo mensaje aparece en varios buzones, un recuento por buzón lo suma tantas veces como buzones lo tengan.
Microsoft 365: alias, listas, grupos y buzones
Microsoft separa varios tipos de grupos y de buzones. La comparativa de tipos de grupos es el punto de partida.
Alias
Un alias es una dirección adicional de un buzón que ya existe. Lo que llega a esa dirección entra en el mismo buzón, así que un alias no reparte la recepción entre personas: quien tiene el buzón lo lee todo. Sirve para publicar una dirección sin crear otra cuenta.
Buzón compartido
Un buzón compartido no tiene inicio de sesión propio: varias personas entran con su cuenta. Según la guía de Microsoft sobre buzones compartidos, puede almacenar hasta 50 GB sin licencia, admite un máximo de 25 usuarios a la vez y no da acceso a personas externas. Puede recibir correo de fuera si el administrador lo habilita. Para enviar desde la dirección compartida hacen falta a la vez el acceso completo y Enviar como. Un miembro puede borrar mensajes, y si eso debe restringirse, Microsoft recomienda un grupo. Un buzón compartido no se puede migrar a un grupo de Microsoft 365.
Los dos permisos de envío producen efectos distintos. Enviar como hace que el mensaje parezca salir de la propia dirección compartida. Enviar en nombre de deja visible que lo envía una persona en nombre del buzón, como «Ana en nombre de Atención al cliente». Si el permiso se asigna a un grupo de seguridad, el buzón no aparece solo en Outlook, porque esa aparición automática depende de la cuenta de cada usuario y requiere asignar el permiso de forma explícita.
Lista de distribución
Sirve para enviar notificaciones a un conjunto de personas. La comparativa de Microsoft la describe para difundir información a un grupo fijo y no le atribuye espacio de trabajo ni calendario compartido. Es la opción para avisar, no para responder como equipo.
Grupo de seguridad habilitado para correo
Sirve para dar acceso a recursos y, además, enviar correo a todos sus miembros. Su pertenencia no puede gestionarse de forma dinámica en Microsoft Entra ID. Las listas dinámicas de distribución son otra variante: calculan los miembros en el momento de enviar, según filtros que se definen en Exchange.
Grupo de Microsoft 365
Tiene una dirección de correo y un espacio compartido para conversaciones, archivos y calendario. Según la comparativa, admite personas externas si el administrador lo permite, y sus miembros pueden enviar como el grupo si el administrador lo habilita. Microsoft lo recomienda cuando un buzón compartido se queda corto: con más de 25 usuarios, con personas de fuera o cuando hace falta restringir el borrado.
Google Workspace: alias, grupos, bandeja y delegación
Alias de usuario
Según la ayuda de Google sobre alias de correo, el correo enviado a un alias llega a la bandeja de la cuenta principal, y cada usuario puede tener hasta 30 alias sin coste adicional. Para enviar desde el alias, el usuario configura una dirección «De» en Gmail. Como en Microsoft, el alias da una dirección, pero no reparte la recepción.
Grupos y bandeja colaborativa
Según la ayuda de Google para administradores, los propietarios y los administradores pueden convertir un grupo en bandeja colaborativa. Los miembros con los permisos adecuados pueden asignar una conversación a otro miembro, marcarla como finalizada, duplicada o sin acción necesaria, y buscarla por estado o por persona asignada. Para activarla hay que tener activado el historial de conversaciones. Los permisos se separan entre participar, asignar y moderar.
La documentación de la bandeja no detalla si cada mensaje llega también a la bandeja personal de cada miembro o se queda solo en el grupo. Esa diferencia cambia el recuento, así que conviene comprobarla con un correo de prueba antes de medir nada. Para responder con la dirección del grupo, cada miembro la añade como dirección de envío en Gmail y completa la verificación, según la ayuda de Gmail sobre el envío desde otra dirección.
Delegación de Gmail
Según la ayuda de Gmail sobre delegación, el delegado puede leer, enviar y eliminar correos de la bandeja de otra persona, pero no puede chatear con nadie ni cambiar la contraseña del propietario. El propietario puede retirar el acceso en cualquier momento. Es una relación entre dos cuentas, así que sirve para cubrir la bandeja de alguien durante una ausencia, no para repartir el trabajo de una dirección pública.
Tabla comparativa
La tabla recoge solo lo que la documentación revisada permite afirmar. Donde la fuente no responde, se indica.
| Pieza | Para qué sirve | Quién recibe | Quién responde | Límite documentado |
|---|---|---|---|---|
| Alias (Microsoft y Google) | Publicar otra dirección | El buzón o la cuenta principal | Quien lee ese buzón | No reparte la recepción |
| Lista de distribución (Microsoft) | Avisar a un grupo fijo | Los miembros | Cada miembro, desde su cuenta | Sin espacio de trabajo ni calendario compartido |
| Grupo de Microsoft 365 | Equipo con dirección, conversaciones, archivos y calendario | Los miembros y, si se habilita, externos | Los miembros, que pueden enviar como el grupo si se habilita | Requiere habilitar opciones de administrador |
| Buzón compartido (Microsoft) | Bandeja de equipo con respuestas desde la dirección común | Hasta 25 usuarios con permisos | Miembros con acceso completo y Enviar como | Sin externos; no se puede impedir el borrado |
| Grupo de Google | Dirección colectiva con miembros | Según el tipo de grupo y su configuración | Según la configuración del grupo | La documentación revisada no detalla la entrega por tipo |
| Bandeja colaborativa (Google) | Repartir, asignar y cerrar conversaciones | Miembros del grupo | Miembros con permisos | No se detalla si el correo llega a cada bandeja personal |
| Delegación de Gmail | Cubrir la bandeja de otra persona | El propietario de la bandeja | El delegado: leer, enviar y eliminar | No puede chatear ni cambiar la contraseña |
Quién ve y quién responde
La visibilidad sigue a la pieza. Microsoft describe en su guía para crear buzones compartidos que los miembros son quienes ven el correo entrante y las respuestas salientes. Con Enviar en nombre de, el destinatario ve el nombre de quien escribe junto al del buzón. En un grupo de Microsoft 365, la dirección del grupo puede aparecer como remitente si el administrador lo habilita. En Google, la bandeja colaborativa muestra quién tiene asignada cada conversación.
Un alias no añade a nadie: quien lee lo hace desde el buzón que ya tiene. Sirve para que el correo llegue a alguien, pero no para saber quién lo atiende.
Qué queda registrado
En Microsoft 365, la auditoría del buzón está activada por defecto y cubre los buzones compartidos y los de los grupos de Microsoft 365. Según la documentación de Microsoft, las acciones SendAs y SendOnBehalf realizadas por delegados y administradores están entre las auditadas por defecto. Así, el registro del buzón puede mostrar qué usuario envió desde la dirección compartida. En los buzones de grupos de Microsoft 365 esas acciones no se pueden personalizar; en los buzones compartidos sí puede ajustarse la lista. El registro describe acciones, no el contenido del mensaje, y sus plazos se gestionan desde Microsoft Purview.
En Google, los eventos de Gmail se consultan en la consola, en Informes, Investigación y auditoría, y la vista muestra por defecto los últimos siete días. Existe un filtro de delegado que identifica a la persona que actuó en nombre del propietario. La documentación revisada no dice si un envío desde la dirección de un grupo queda marcado como tal, así que conviene comprobarlo con un envío de prueba. Los plazos están en la guía sobre auditoría de correo.
Efectos en las métricas
Duplicados
Si el proveedor entrega una copia del mismo mensaje en el buzón de cada miembro, un recuento por buzón suma varias veces una sola conversación. Lo mismo ocurre con una lista de distribución si cada destinatario recibe su copia. Antes de interpretar un número de mensajes recibidos, hay que saber si la fuente registra una copia por miembro o una sola en el buzón del grupo.
Cuenta propietaria frente a dirección usada
Un correo enviado desde info@ puede haberlo escrito una persona con su propia cuenta. Si la fuente identifica a quien actuó como delegado, la acción puede atribuirse a esa persona. Si no la identifica, queda en la cuenta del buzón. No conviene inventar un autor que la fuente no nombra.
El alias como dimensión
Un alias es una dirección, no una persona. Si la fuente deja ver a qué dirección llegó cada mensaje, se puede medir la carga por dirección. Si no lo deja ver, todo queda agrupado en el buzón que lo recibe.
Antes de medir una dirección
Tres comprobaciones ayudan a evitar los errores de interpretación más habituales:
- Identifica la pieza real en la consola de administración. Una dirección puede parecer un grupo y ser un alias, y las reglas de medición son distintas para cada caso.
- Haz un envío de prueba hacia la dirección y otro desde ella. Observa en qué buzones aparece el mensaje y qué cuenta lo registra.
- Anota en el informe qué fuente se usa, qué pieza se midió y qué límites tiene la cifra. La guía sobre KPIs de atención al cliente por correo explica cómo definir cada indicador.
Qué usar en cada caso
- Una dirección que varias personas leen y responden, sin externos y con menos de 25 usuarios a la vez: buzón compartido en Microsoft 365, con Enviar como. En Google, si hace falta repartir y cerrar conversaciones, bandeja colaborativa.
- Una dirección que atiende a personas de fuera o que necesita un historial que nadie pueda borrar: grupo de Microsoft 365, con las opciones externas habilitadas por el administrador.
- Una dirección que solo avisa a un conjunto de personas: lista de distribución o grupo sin bandeja.
- Una dirección que debe llegar a una persona concreta sin crear otro buzón: alias.
- Cubrir una bandeja durante una ausencia: delegación de Gmail, o acceso completo con Enviar como en Microsoft 365. Las acciones del delegado quedan a su nombre en el registro.
Cómo lo trata EmailDelDia
EmailDelDia separa la persona, la cuenta que actúa y la dirección a la que llega o desde la que se envía el correo. Su página de seguridad recoge el principio: si una cuenta compartida envía un correo y la fuente no identifica a la persona, la acción queda atribuida a la cuenta, y cada atribución se marca como verificada, inferida o desconocida. La página de integraciones indica que la sincronización identifica cuentas, alias, grupos y recursos.
El límite es el de la fuente: si Microsoft o Google no dicen quién actuó, la medición tampoco puede decirlo.
Preguntas frecuentes
¿Un alias cuenta como otra persona en las métricas?
No. Un alias es una dirección adicional de un buzón existente. Las métricas por persona o por cuenta siguen al buzón, y las métricas por dirección solo son posibles si la fuente indica a qué dirección llegó cada mensaje.
¿Puedo convertir un buzón compartido en un grupo de Microsoft 365?
No. Microsoft indica que un buzón compartido no se puede migrar a un grupo de Microsoft 365. Hay que crear el grupo, trasladar el proceso y decidir qué pasa con el historial del buzón antes de cambiar nada.
¿Por qué un grupo de Google no permite asignar ni cerrar conversaciones?
Porque esas funciones pertenecen a la bandeja colaborativa, no a todos los grupos. Un grupo sin ella no permite asignar conversaciones ni marcarlas como finalizadas, según la ayuda de Google.
¿Quién queda registrado cuando un compañero responde desde info@?
En Microsoft 365, si responde con Enviar como, la acción queda en el registro del buzón como acción de un delegado, por defecto y dentro del plazo de conservación. En Google depende del evento que genere la consola, y conviene comprobarlo con un envío de prueba.