Cuando alguien deja la empresa: qué hacer con su cuenta de correo en Microsoft 365 y Google Workspace
Procedimiento para la cuenta de correo de un empleado que deja la empresa en Microsoft 365 y Google Workspace: corte de acceso, aviso a remitentes, buzón compartido o archivo, plazos y límites legales.
Cuando alguien se va de la empresa, su cuenta de correo sigue ahí. Sigue recibiendo mensajes de clientes, proveedores y compañeros que no saben que ya no está, sigue ocupando una licencia y, si nadie la toca, sigue aceptando la contraseña que tenía. Qué hacer con ella depende de la plataforma, de lo que la empresa quiera conservar y de lo que la ley permite hacer con el contenido de esa persona.
Esta guía recorre el procedimiento en Microsoft 365 y en Google Workspace según la documentación de cada proveedor, y añade el marco español. Si todavía no has decidido en qué base se apoya revisar el correo de nadie, empieza por la guía sobre auditar el correo en Microsoft 365 y Google Workspace, que explica qué registran las plataformas.
Las rutas y los plazos se han comprobado en la documentación oficial a 16 de octubre de 2026. Si tu consola muestra otra cosa, manda la consola.
El día de la baja: cortar el acceso sin borrar nada
El primer objetivo es que nadie pueda entrar con esa cuenta. En Microsoft 365, la guía de Microsoft recomienda empezar por restablecer la contraseña y cerrar las sesiones activas. Según esa guía, la persona tendrá que volver a iniciar sesión en una hora como máximo, porque el token de acceso dura una hora. Si usa Outlook en la web, puede seguir dentro hasta que cambie de aplicación o recargue el navegador. Para un corte inmediato, la documentación cita el cmdlet Revoke-MgUserSignInSession, que cierra la sesión por PowerShell.
Después viene el bloqueo del inicio de sesión. Microsoft advierte de que puede tardar hasta 24 horas en aplicarse, así que no sirve como corte del mismo día. Para el correo en concreto, la guía propone desactivar los protocolos de acceso del buzón: Outlook de escritorio (MAPI), Exchange Web Services, ActiveSync para móviles, IMAP, POP3 y Outlook en la web.
En Google Workspace, el equivalente inmediato es suspender la cuenta, que bloquea el acceso a sus servicios. Suspender sirve para cortar el acceso ese día. Google recomienda archivar la cuenta después, como se explica más abajo.
Si la empresa entregó un móvil a esa persona, Microsoft describe un paso para borrarlo o bloquearlo de forma remota, que quita los datos de la organización del dispositivo.
No borres la cuenta el primer día. En Microsoft, un buzón convertido en compartido necesita la cuenta como ancla. En Google, borrar la cuenta borra también los datos que Vault retiene. Borrar es el último paso del procedimiento, no el primero.
Avisar a quien escribe
Quien escribe a esa persona necesita una respuesta útil, no un silencio. Hay dos herramientas: la respuesta automática, que informa de que la persona ya no está y a quién escribir, y el reenvío, que pasa a otra persona los mensajes nuevos que llegan a la dirección.
Para la mayoría de las salidas, la respuesta automática basta. Conviene que diga que la persona ya no trabaja en la empresa, a qué dirección o persona debe escribir ahora el remitente y hasta cuándo se mantiene el aviso. No hace falta explicar el motivo de la salida, y conviene no hacerlo.
El reenvío necesita más cuidado. En Microsoft 365 se configura en la ficha del usuario y solo reenvía los mensajes nuevos. Ayuda al relevo, pero convierte la bandeja de una persona que ya no trabaja aquí en la bandeja de otra, con mensajes que pueden no tener relación con el puesto que se hereda. Microsoft advierte, además, de que el reenvío y la conversión no funcionan si el buzón está inactivo por motivos de cumplimiento.
Lo que suele funcionar es combinar las dos cosas durante un plazo que la dirección fija por escrito: una respuesta automática que indique a qué dirección escribir y, si el trabajo lo necesita, un buzón compartido de equipo para los correos que deban seguir llegando. La siguiente sección explica cómo convertir el buzón del antiguo empleado en uno compartido.
Microsoft 365: convertir el buzón en compartido
Si el buzón tiene historial que el equipo necesita, Microsoft documenta la conversión a buzón compartido. El correo y el calendario se conservan y pasan a un buzón al que varias personas pueden acceder con permisos. La guía sobre buzones compartidos y quién responde explica cómo se configuran esos permisos.
El orden importa. Estos son los pasos que indica la documentación, con la razón de cada uno:
- Conserva la licencia hasta convertir el buzón. Microsoft solo ofrece la conversión a usuarios con licencia. Después puedes retirarla.
- No borres la cuenta. Sirve de ancla al buzón compartido.
- Restablece la contraseña. Si no lo haces, Microsoft indica que las credenciales originales siguen funcionando sobre el buzón compartido.
- Retira la licencia si el buzón mide menos de 50 GB. Sin licencia, el buzón compartido admite hasta 50 GB.
- Asigna solo a las personas que lo atienden. Los permisos se conceden sobre el buzón, no sobre la cuenta del antiguo empleado.
Hay dos situaciones en las que conviene mantener una licencia. La primera es el tamaño: por encima de 50 GB, el buzón compartido necesita licencia, y con Exchange Online Plan 2 el límite sube a 100 GB. La segunda es la retención por litigio: para poner un In-Place Hold o un Litigation Hold en un buzón compartido, Microsoft pide Exchange Online Plan 2, o Plan 1 con el complemento de archivo.
Si la cuenta ya se ha borrado, el camino es otro. Según Microsoft, hay que restaurar la cuenta, asignarle licencia, restablecer la contraseña y esperar hasta 24 horas a que se recree el buzón. Solo después puede convertirse en compartido.
Google Workspace: suspender, archivar o transferir
Google separa tres caminos, y no producen el mismo resultado. La tabla resume lo que describe su documentación para cada uno.
| Opción | Acceso | Datos | Requisito o coste |
|---|---|---|---|
| Suspender | Bloqueado en los servicios de Google | Vault conserva los datos de la cuenta suspendida | Se factura como una cuenta activa |
| Archivar | Sin inicio de sesión en ningún sistema | Se conservan en los sistemas de producción de Google. Las reglas de retención y las retenciones de Vault siguen aplicándose, y los datos se pueden buscar y exportar si hay licencia de Vault | Licencia Archived User. El almacenamiento cuenta en el límite agrupado de la organización |
| Eliminar | La cuenta desaparece | Se borran los datos de Workspace, también los que Vault retiene. Si el contenido no se transfiere antes, se pierde | Para transferir datos hay que restaurar la cuenta en un plazo de 20 días |
Google recomienda archivar en lugar de suspender o borrar. El archivo tiene coste, porque exige una licencia Archived User, pero mantiene los datos a disposición de los administradores y de quien tenga licencia de Vault. Como el almacenamiento de las cuentas archivadas cuenta en el límite agrupado, conviene revisar ese consumo antes de archivar muchas cuentas a la vez.
Si hay que pasar el correo a otra persona, Google describe dos vías: reenviar los mensajes a otra cuenta de Workspace una vez preservados los datos, o exportar los datos de la cuenta con Vault para usarlos fuera de Google Workspace.
Leer el contenido del buzón: límites legales
Tener acceso técnico al buzón de un extrabajador no basta para leerlo. El artículo 87 de la LOPDGDD reconoce a las personas trabajadoras el derecho a la intimidad en los dispositivos digitales que pone a su disposición la empresa. Permite al empleador acceder a los contenidos de esos dispositivos para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y garantizar la integridad de los dispositivos, y exige que los criterios de uso se elaboren con participación de los representantes de los trabajadores.
La redacción del precepto se refiere a las obligaciones de quien trabaja. Aplicarla a una cuenta cuya relación laboral ha terminado exige un análisis propio, y no conviene resolverlo por costumbre, porque la empresa siempre ha leído los buzones.
El principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD obliga a limitar los datos a lo necesario para la finalidad. Antes de abrir un buzón, conviene responder por escrito a tres preguntas: qué finalidad concreta tiene, si esa finalidad se cumple con menos (metadatos, un periodo acotado o una respuesta automática) y si la política de uso que conoce la plantilla anticipaba este caso.
Un caso de 2021 muestra el riesgo. La autoridad de protección de datos de Noruega sancionó a una empresa por acceder al buzón de un extrabajador y por no cerrar ese buzón, según la noticia publicada por el Comité Europeo de Protección de Datos.
Si la empresa necesita el contenido para una reclamación o una investigación, el marco completo está en la guía sobre revisar el correo corporativo de un empleado, y las evidencias se tratan en la guía sobre evidencias del correo en una investigación interna.
Un dato de metadatos (quién escribió, a quién y cuándo) suele bastar para cerrar una cuestión de relevo. Si hace falta el contenido, conviene documentar antes la finalidad, quién lo consulta y qué queda fuera de la revisión.
Cuánto tiempo mantener el buzón
No hay un plazo único para el correo de una empresa, y la guía sobre cuánto tiempo conservar los correos de empresa explica por qué. Para la baja, las preguntas prácticas son otras: cuánto dura el buzón convertido o archivado y qué plazo corre si alguien borra algo por error.
En Microsoft 365, la guía para eliminar a un antiguo empleado fija plazos concretos. Si se quita la licencia a un usuario sin convertir antes su buzón, el correo, los contactos y el calendario se conservan 30 días y después se eliminan de forma permanente. Si se borra la cuenta, el contenido de Outlook y de OneDrive se conserva 30 días y puede restaurarse en ese plazo.
En Google, la ayuda sobre cuentas archivadas no describe un plazo de borrado automático. Lo que manda son las reglas de retención de Vault y las retenciones que se apliquen a la cuenta. La fecha de borrado es, por tanto, una decisión de la empresa.
Lista de comprobación
Estos pasos suelen repartirse entre TI, la dirección y cumplimiento. La columna de evidencia sirve para demostrar después qué se hizo y cuándo.
| Paso | Responsable habitual | Evidencia que conviene guardar |
|---|---|---|
| Restablecer la contraseña y cerrar sesiones | TI | Fecha y hora de la acción en la consola |
| Desactivar los protocolos de acceso al buzón | TI | Captura del ajuste y fecha |
| Borrar o bloquear el móvil corporativo | TI | Registro del borrado o bloqueo remoto |
| Activar respuesta automática o reenvío | Responsable del equipo | Texto de la respuesta y plazo fijado por escrito |
| Convertir a compartido (Microsoft) o archivar (Google) | TI | Confirmación de la consola |
| Retirar la licencia cuando proceda | TI con administración | Fecha de la retirada |
| Cancelar las reuniones del antiguo empleado | Responsable del equipo | Confirmación de la cancelación en el calendario |
| Decidir el plazo de conservación y quién accede | Cumplimiento o DPO | Decisión firmada o acta |
| Comunicar la política aplicable a la baja | Recursos humanos | Constancia de la comunicación |
Qué registra EmailDelDia tras una baja
EmailDelDia lee el directorio de Microsoft 365 o de Google Workspace y marca la cuenta cuando se deshabilita, se suspende o se archiva. En Microsoft, una cuenta deshabilitada queda marcada como suspendida. En Google, el paso a suspendida se registra como acontecimiento. Las cuentas suspendidas dejan de contar entre las facturables.
La lectura del buzón sigue también el estado de la cuenta. Según el código de los conectores, la sincronización de Gmail excluye las cuentas suspendidas. En Microsoft 365, solo se sincronizan los buzones de usuarios con licencia y los buzones compartidos. Por eso, lo que el producto pueda ver de una cuenta después de la baja depende de cuándo se suspendió o se retiró la licencia. Conviene comprobarlo en la ficha de la cuenta antes de darlo por hecho.
EmailDelDia no ejecuta la baja. No cambia contraseñas, no reenvía correo, no convierte buzones ni retira licencias. Sus permisos de directorio son de solo lectura, y el correo se analiza como metadatos. Los permisos concretos están en la guía de permisos mínimos para leer metadatos.
El registro dice que el estado cambió y cuándo lo detectó la sincronización. No dice por qué se dio de baja la cuenta ni qué pasó después con el buzón: eso queda en la consola del proveedor y en el registro interno de la empresa.
Preguntas frecuentes
¿Sigue recibiendo correo la cuenta de un antiguo empleado?
Sí, mientras la cuenta exista. La documentación de Microsoft indica que, al borrar la cuenta, los mensajes enviados a esa dirección dejan de recibirse. Por eso la respuesta automática se activa antes de cualquier borrado, y el buzón se convierte o se archiva antes de decidir si se elimina.
¿Qué licencia necesita un buzón convertido en compartido?
En Microsoft 365, ninguna mientras el buzón no supere 50 GB. Si supera ese tamaño, Microsoft indica Exchange Online Plan 2 para llegar a 100 GB. Si el buzón debe quedar bajo una retención por litigio, hace falta Plan 2, o Plan 1 con el complemento de archivo.
¿Puedo leer el correo de un extrabajador para cerrar un asunto pendiente?
Antes hay que responder a las preguntas de finalidad y proporcionalidad, y a una previa: qué dice la política interna sobre el acceso a los buzones tras la baja. Si el asunto se resuelve con menos, como una consulta a quien lo llevaba o un resumen de metadatos, esa vía conviene probarla primero.
¿Qué diferencia hay entre suspender y archivar en Google Workspace?
Suspender bloquea el acceso, y la cuenta se sigue facturando como activa. Archivar también bloquea el inicio de sesión en cualquier sistema, pero requiere una licencia Archived User y mantiene los datos a disposición de los administradores y de quien tenga Vault. Google recomienda archivar en lugar de suspender o borrar.
¿Y si borro la cuenta por error?
En Microsoft 365, el contenido de Outlook y de OneDrive se conserva 30 días tras borrar la cuenta, y se puede restaurar en ese plazo. En Google, para transferir datos hay que restaurar la cuenta en 20 días desde su borrado. Pasado ese plazo, no conviene contar con recuperar el contenido.